Informativa Privacy

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Brain Food S.r.l. (di seguito anche "Aligént"), raggiungibile tramite i canali ufficiali indicati nella piattaforma. La piattaforma Aligént Co-Ops è un sistema di consulenza operativa digitale dedicato al settore hospitality (ristorazione, hotel, bar, agriturismo e strutture affini).

2. Dati Raccolti

La piattaforma raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati personali:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email, telefono, ragione sociale, Partita IVA, Codice REA, Codice SDI, PEC, indirizzo sede legale e sedi operative.
• Dati di accesso: credenziali di autenticazione, ruolo nella piattaforma (utente, consulente, admin, superadmin), data e ora degli accessi.
• Dati operativi aziendali: KPI di performance (ricavi, food cost, labor cost, overhead, coperti, occupancy, ADR, RevPAR, ecc.), dati di magazzino (prodotti, giacenze, fornitori, fatture, prezzi), menu e ricette con relativi costi, dati POS e sistemi di cassa integrati.
• Dati relativi ai ticket e consulenze: descrizione delle richieste, schede di screening, comunicazioni in chat, allegati caricati, risposte dei consulenti, preventivi, approvazioni, pagamenti associati.
• Dati di fatturazione e pagamento: importi, identificativi transazione Stripe, stato del pagamento. I dati della carta di credito non vengono mai trattati direttamente dalla piattaforma ma esclusivamente da Stripe.
• Dati tecnici: log di accesso, IP, tipo di browser, eventi di navigazione all'interno della piattaforma, metadati delle sessioni.
• Dati delle integrazioni: credenziali API fornite per connessioni a sistemi POS (SumUp, Vectron, iZettle, SAP, ecc.), Google Business Profile, Google Reviews, sistemi gestionali e contabili.

3. Finalità del Trattamento

I dati vengono trattati per le seguenti finalità:

• Erogazione del servizio di consulenza operativa e gestione dei ticket.
• Gestione del Performance Hub: raccolta, analisi e visualizzazione dei KPI aziendali del cliente.
• Gestione del modulo Magazzino: tracciamento prodotti, fornitori, fatture, prezzi e anomalie.
• Gestione del modulo Menu & Piatti: calcolo food cost, margini e analisi delle ricette.
• Assegnazione e coordinamento con i consulenti specializzati.
• Comunicazioni interne tra cliente, operatore Aligént e consulente tramite chat integrata.
• Generazione e gestione di preventivi per servizi complessi non inclusi nell'abbonamento.
• Elaborazione dei pagamenti tramite Stripe per servizi extra e abbonamenti.
• Monitoraggio della qualità del servizio, moderazione delle chat e audit interni.
• Funzionalità di intelligenza artificiale (Allie): analisi KPI, anomalie di magazzino, suggerimenti operativi, risposte ai ticket, chatbot di supporto. Le elaborazioni AI avvengono tramite provider certificati.
• Adempimenti fiscali, legali e contabili.
• Sicurezza della piattaforma e prevenzione di usi impropri.
• Invio di comunicazioni di servizio, aggiornamenti e notifiche operative.

4. Base Giuridica del Trattamento

Il trattamento si basa su:

• Esecuzione del contratto di servizio (Art. 6, par. 1, lett. b GDPR) per tutte le attività necessarie all'erogazione del servizio.
• Consenso dell'utente (Art. 6, par. 1, lett. a GDPR) per comunicazioni promozionali e newsletter.
• Obbligo legale (Art. 6, par. 1, lett. c GDPR) per adempimenti fiscali e normativi.
• Legittimo interesse (Art. 6, par. 1, lett. f GDPR) per sicurezza della piattaforma, prevenzione delle frodi e miglioramento del servizio.

5. Comunicazione e Condivisione dei Dati

I dati possono essere condivisi con:

• Operatori e consulenti Aligént nella misura strettamente necessaria alla gestione delle richieste. I contatti personali (email, telefono) di clienti e consulenti sono oscurati dalla piattaforma per garantire la riservatezza reciproca.
• Fornitori tecnologici (hosting, database, AI provider, servizi email) che operano come Responsabili del Trattamento con adeguate garanzie contrattuali.
• Stripe per la gestione sicura dei pagamenti (PCI-DSS compliant).
• Microsoft per le funzionalità di videochiamata e comunicazione Teams integrate.
• Google per le integrazioni con Google Business Profile, Google Reviews e Google Analytics, ove attivate dal cliente.
• Autorità competenti in caso di obbligo di legge, provvedimento dell'autorità o tutela dei diritti della società.

I dati personali non vengono venduti a terzi né ceduti per finalità di marketing di terze parti.

6. Conservazione dei Dati

I dati vengono conservati per il tempo necessario all'erogazione del servizio e secondo i seguenti criteri:

• Dati dei ticket e consulenze: conservati per tutta la durata del contratto e per un periodo successivo di 5 anni per finalità di audit e contenzioso.
• Dati di fatturazione e pagamento: conservati per 10 anni in conformità agli obblighi fiscali italiani.
• Log di accesso e sicurezza: conservati per 12 mesi.
• Dati operativi (KPI, magazzino, menu): conservati fino alla cancellazione dell'account da parte del cliente o per il periodo indicato nel piano sottoscritto.
• Chat e comunicazioni: conservate per tutta la durata del contratto più 2 anni per finalità di qualità e tutela legale.

7. Sicurezza dei Dati

La piattaforma adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, tra cui: autenticazione sicura con ruoli granulari (utente, consulente, admin, superadmin), crittografia dei dati in transito e a riposo, separazione logica dei dati per cliente, accesso ai dati limitato al personale autorizzato, monitoraggio continuo delle anomalie e sistema di alert automatico per comportamenti sospetti.

8. Diritti dell'Utente

In conformità al GDPR, l'utente ha il diritto di:

• Accedere ai propri dati personali trattati dalla piattaforma.
• Richiedere la rettifica di dati inesatti o incompleti.
• Richiedere la cancellazione dei dati ("diritto all'oblio"), nei limiti consentiti dagli obblighi legali.
• Richiedere la limitazione del trattamento.
• Opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse.
• Richiedere la portabilità dei propri dati in formato strutturato.
• Revocare il consenso prestato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
• Proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

Per esercitare i propri diritti, l'utente può contattare il Titolare tramite i canali ufficiali indicati nella piattaforma.

9. Cookie e Tracciamento

La piattaforma utilizza cookie tecnici strettamente necessari al funzionamento del servizio. Non vengono utilizzati cookie di profilazione di terze parti senza consenso esplicito. I dati analitici interni (navigazione, utilizzo delle funzionalità) vengono raccolti in forma aggregata e anonimizzata per il miglioramento del servizio.

10. Modifiche all'Informativa

La presente informativa può essere aggiornata in qualsiasi momento. Le modifiche sostanziali saranno comunicate tramite notifica nella piattaforma. L'utilizzo continuato del servizio successivamente alla pubblicazione delle modifiche costituisce accettazione della nuova informativa.